高校国有资产管理系统使用指南

江苏省省属高校国有资产管理信息系统（以下简称HSAM系统），是受省教育厅委托开发，专门用于省属高校固定资产管理的系统。该系统采用数据集中处理的IDC (Internet Data Center，互联网数据中心) 模式，将全省的高校资产数据集中到“中心”，各校通过互联网接入“中心”进行资产管理。省厅能有效、实时监管各校的管理情况，学校独立对自己的资产进行日常管理，校内各院系部门能管理院系的资产，从而实现分级监管。通过对固定资产管理业务流程的梳理，形成符合江苏高校实际的网上办公平台；学校（单位）领导、资产管理部门、财务、采购、经费管理、院系等各司其职，实现高校国有资产的协同管理。

（二）系统访问

使用系统时只需用浏览器登录 http://hsam.eamn.net 网站即可。

省教育厅统一分配各校系统管理员的登录名和密码；其他参与资产管理的人员账号由校系统管理员进入系统注册获得。

（三）系统角色与职责

高校资产管理采用“统一领导、归口管理、分级负责、责任到人”的体制。各校都有专门的资产管理机构，或专职资产管理员，有资产管理归口，各院、部、系等都有专人负责本部门的资产管理工作。

高校的资产管理内容主要包括：资产购置、资产使用、资产变更、资产处置等。根据《江苏省属高等学校国有资产管理暂行办法》的要求，在资产管理过程中，各业务流程都有相应的人员负责办理。系统根据参与管理人员的职责的不同，将参与资产管理人员分为13个角色，分别为资产归口负责人、学校系统管理员、资产归口管理员、处置管理员、院系领导、院系管理员、保管人、学校领导、计划审核人、经费归口负责人、财务审批人、采购人、记账员。

各人员角色的说明及职能说明如下表：

	系统角色	角色说明	职能说明
使用层面	院系领导	各院系分管资产的领导	1) 审批本院系的申购和处置单 2) 查询、统计本院系资产信息
	院系管理员	各院系（部门）设立的专职或兼职固定资产管理员	1) 登记本院系的部门和人员 2) 注册本院系的资产保管人 3) 资产日常管理中业务流程的主要发起者（包括申购、直接入库、调拨、调剂、处置申请、原值变动）。 4) 调拨、调剂流程中审核确认调入资产。 5) 维护本院系的资产卡片信息 6) 打印标签和单据 7) 资产盘点 8) 登记资产维修、使用等信息 9) 查询、统计管辖范围资产信息
	保管人	使用并保管资产的普通教职员工	1) 发起申购、直接入库、处置调剂 2) 申购流程中验收采购的资产 3) 登记资产维修、使用等信息 4) 查询、统计自己保管的资产
资产管理职能部门	资产归口负责人	资产管理职能部门的负责人	1) 行使资产处置中的审批权 2) 查询、统计全校资产信息
	学校系统管理员	系统超级用户	1) 系统基础信息设置 2) 期初建账 3) 系统业务流程调控 4) 编制报表 5) 查询、统计全校资产信息
	资产归口管理员		1) 房屋、土地入库登记 2) 审核申购单、入库单、处置申请单、调拨单、调剂单、原值变动单等 3) 维护本归口的资产卡片信息 4) 登记资产维修、使用等信息 5) 打印标签 6) 组织发动资产盘点工作 7) 查询、统计管辖范围的资产信息
	处置管理员	专门负责资产处置的相关人员	1）处置发起 2）查询、统计全校资产信息
学校层面	学校领导	学校分管资产的领导	1) 审批处置单和申购单 2) 查询、统计全校所有资产信息
	计划审核人	资产采购计划审核人	1）审核申购单 2）查询、统计全校资产信息
	预算归口负责人		1）审核申购单 2）预算经费的管理 3）查询、统计全校资产信息
	财务审批人		1）审批申购单 2）查询、统计全校资产信息
	采购人	负责资产采购、登记	1）登记采购结果 2）查询、统计全校资产信息
	记账员	财务处资产帐会计	1) 资产购置（包括申购、直接入库、房屋土地入库）、原值变动审核记账 2) 处置入账 3) 负责系统资产月折旧 4) 负责每月对账并结账 5) 查询、统计全校资产信息。

二、 基础信息设置

学校系统管理员初次登录系统，要先进行基础信息设置，包括填写单位信息、登记资产归口、预算归口、学校院系、部门、人员，同时给参与资产管理的人员分配账号。然后再将学校历史数据导入到系统中，核对并完成期初建账工作，使资产进入日常管理。

1、编辑单位信息：学校系统管理员初次进入系统。点击【基础管理】--【编辑单位信息】进入工作界面，补充单位的信息并保存。特别注意高校代码全省惟一，有重复时不能保存。

2、归口登记：点击【基础管理】--【资产归口定义】/【预算归口定义】进入工作界面，点击【新增】按钮，设置相应归口的代码等信息。对已有的归口信息可修改和删除。

3、院系信息设置：点击【基础管理】--【院系管理】进入单位院系管理界面，点击【新增】按钮可增加单位院系信息，包括编码、名称和性质。对已存在的院系信息可进行修改和删除。

4、部门信息设置：点击【基础管理】--【部门管理】，选择部门所在的院系，点击【新增】按钮，填写部门信息保存。部门按级进行管理，按部门编码的位数区分等级，三位一级。期初建账时系统支持各院系采用部门模板导入部门信息；对已存在的部门信息可进行修改和删除。

5、人员信息设置：点击【基础管理】--【人员管理】进入单位人员管理界面，选择该人员所在的部门，点击【新增】按钮可增加人员信息，包括人员编号、姓名、性别、所在部门、电话等。期初建账时新增人员可用模板批量导入；对已存在的人员信息可进行禁用、修改和删除，支持导出、打印。

6、用户管理：学校系统管理员进入系统后，要给其他参与资产管理的人员分配账号。注册账号前，需先在部门中登记该人员的信息。依次点击【基础管理】--【用户管理】进入单位用户管理界面，点击【注册】按钮；通过选择人员所在部门选择姓名（或通过搜索功能选择姓名），填写用户名、密码、确认密码、角色，保存注册成功。对已存在的人员账号信息可进行注销和修改。

三、 期初建账

学校系统管理员完成基础信息设置后，要将原有资产管理系统的数据收集，并导入到高校管理系统中。数据导入后，与财务核对截止到“2010年3月30日”的固定资产，有误的进行修订。期初数据确认无误后，各归口管理员打印管辖范围内的资产标签并粘贴。学校系统管理员最终确认期初建账工作完成。

（一）原有资产系统数据整理

各校要按照账账相符、账实相符的原则，对学校现有的固定资产帐表认真整理并与实际固定资产实物、卡片等核实。若学校采用多资产管理系统的，或资产归口、人员所在的部门等信息在原系统中未注明，或较混乱的，需在数据导入前一并整理。

需请共创公司协助导入数据的单位，数据确认无误后，填写附件中的《数据转换确认统计表》，作为数据转换的核对依据。将原资产系统备份文件、整理的归口、部门、人员等信息的文档，及《数据转换确认统计表》一并发邮件至共创客服邮箱914167989@QQ.com。

（二）数据导入和核对

系统提供两种数据导入方式：共创协助导入、EXCEL自行导入。共创协助导入：学校系统管理员收集关于原有资产的所有数据备份，请共创协助导入。EXCEL自行导入：用户根据系统提供的导入模板整理学校资产数据；将整理好的EXCEL文件导入到系统中。

原有资产数据导入系统后，学校系统管理员通过“历史数据核对”功能，按归口、院系、分类等进行资产统计，并将统计结果与《数据转换确认统计表》进行核对。核对无误后，建议学校系统管理员打印出统计结果，请各归口、部门负责人及财务进行盖章确认。

若自行导入数据有误，请系统管理员自行检查，并进行历史数据修订，确保数据正确；若数据由共创软件公司协助导入，统计结果与《数据转换确认统计表》的内容不符，请系统管理员先审核单位的基础信息设置是否正确，再与共创公司联系，请协助核对。

（三）建账结束

数据导入后，与各归口、部门负责人及财务核对截止到“2010年6月30日”的固定资产，确认无误后，各归口管理员打印管辖范围内的资产标签并粘贴。学校系统管理员点击【期初建账】--【建账结束】，最终确认期初建账工作完成。

四、 资产购置

学校期初建账工作结束后，资产进入日常管理，首先介绍资产购置。

根据资产增加方式的不同，系统提供三种入库方式：申购入库、无申购直接入库、土地房屋入库。通过项目申购方式新增的资产要申购入库（除土地、房屋建筑物外）；对接受捐赠、盘盈等资产进行直接验收入库；对土地、房屋构筑物直接进行卡片登记。

根据《江苏省属高等学校国有资产管理暂行办法》中资产管理与预算管理相结合的要求，在购置固定资产前，部门要编制部门预算，并报上级主管部门审批。只有经批准同意的预算，其所列的资产才能作为办理资产采购的依据。系统中提供采购预算的审核功能。

（一）采购预算

资产购置前，预算归口负责人需先将已通过上级主管部门审批的经费预算情况登记到系统中，便于各部门查询，做出合理申购预算。

新增经费预算时，以预算归口负责人账号进入；点击【采购预算】--【预算经费管理】进入工作界面，可查看到已有的经费使用情况汇总底表；点击【新增】按钮输入新项目的预算编号、名称、起始年度和期初结余；提供预算经费的导入和批量删除功能；已登记经费的使用情况根据资产购置过程中的使用自动生成，无需手工登记。

（二）资产申购入库

需申购资产时，由保管人发起资产申购（除土地、房屋构筑物），并交由院系领导审批；在预算计划内、经费允许的情况下，由财务部门根据财力可能，提出预算安排建议报单位领导审定；领导同意后采购人采购资产。采购完成后，资产交由申购发起人验收入库，归口审核。审核通过后，院系管理员打印入库单，交财务记账。所有参与申购的人都可导出申购资产的明细，导出保存为EXCEL文件格式。

其具体的操作流程及方法如下：

1、发起申购：以院系管理员或保管人账号进入；点击【我的工作】--【待办】进入工作页面；点击【发起新流程】--【申购】进入申购单登记页面；填写申购资产的相关信息，并指明各业务流程的办理人。如有特殊说明的资料上传至“附属文档”。点击【提交】，将申购单给院系领导审批。

2、院系审批：以院系领导账号进入；点击【我的工作】--【待办】进入工作页面；点击相应任务后的【编辑】打开申购单，查看申购内容并填写“院系审批意见”；同意申购选择“同意”，同时指定是否需校领导审批。审批不通过选择“不同意”并填写意见，申购单退给发起人。

3、计划审核：以计划审核人账号进入；点击【我的工作】--【待办】进入工作页面；点击相应任务后的【编辑】打开申购单，填写“计划审批意见”，审核申购的资产是否在本年的预算计划内。审核通过选择“同意”，单据交预算归口管理员审批；审核不通过选择“不同意”并填写意见，申购单退回院系领导。

4、经费审批：以预算归口负责人账号进入；点击【我的工作】--【待办】进入工作页面；点击相应任务后的【编辑】打开申购单，填写“经费审批意见”，判断该申购项目经费是否有结余；经费充足时选择“同意”，单据提交给财务审批；经费不足时点击“不同意”，申购单退回给计划审核人。

5、财务审批：以财务审批人账号进入；点击【我的工作】--【待办】进入工作页面；点击相应任务后的【编辑】打开申购单，填写“财务审批意见”，根据账面实际结余判断是否有资金可用；经费充足选择“同意”，单据提交给校领导审批；经费不足时点击“不同意”并填写意见，申购单退回给预算归口负责人。

6、校领导审批：以学校领导账号进入；点击【我的工作】--【待办】进入工作页面；点击相应任务后的【编辑】打开申购单，填写“领导审批意见”，对经费过大的项目进行审批。同意后选择“同意”，单据交给采购人进行采购；不同意点击“不同意”并填写意见，申购单退回给财务审批人。

7、采购登记：以采购人账号进入；点击【我的工作】--【待办】进入工作页面；点击相应任务后的【编辑】打开采购单；登记采购单内容，提交给申购发起人验收资产。若采购失败则申购流程结束。

8、验收入库：以申购发起人账号进入；点击【我的工作】--【待办】进入工作页面；点击相应任务后的【编辑】打开验收入库单；核对验收入库单上资产信息是否与实物相同，并填写资产相关信息，指定审核、打印、记账等办理人员，填写“验收”意见。验收通过选择“同意”，入库验收单提交归口管理审核。不通过则选择“不同意”，单据退回给采购人。

9、归口审核：以资产归口管理员账号进入；点击【我的工作】--【待办】进入工作页面；点击相应任务后的【编辑】打开验收入库单；审核验收入库单的内容，查看资产分类；填写“归口审核”意见。审核通过选择“同意”，入库验收单提交给院系管理员打印单据。不通过则选择“不同意”，单据退回给资产验收人员。

10、打印入库单：以院系管理员账号进入；点击【我的工作】--【待办】进入工作页面；点击相应任务后的【编辑】打开验收入库单；点击【打印】按钮，打印验收入库单，请保管人签字确认。选择“已打印”后保存，单据提交给财务记账。

11、财务记账：以记账员账号进入；点击【我的工作】--【待办】进入工作页面；点击相应任务后的【编辑】打开入库单；查看验收入库单上资产信息，确认发票号所填信息正确，并填写“财务审核意见”。如果审核通过选择“同意”，同时填写记账凭证，资产申购入库完成。如果审核不通过则选择“不同意”并填写意见，单据退回给资产归口管理员。

（三）无申购直接入库

通过接受捐赠、盘盈等方式新增资产时，资产进行无申购直接入库登记。由保管人填写入库单后，交归口审核。审核通过后，院系管理员打印入库单，交财务记账。

其具体的操作流程及方法如下：

1、发起直接入库：以院系管理员或保管人账号进入；点击【我的工作】--【待办】进入工作页面；点击【发起新流程】--【直接入库】，系统打开入库单登记界面。在入库单上填写所购资产的所有相关信息；包括资产分类、名称、型号、规格、数量、金额，供应商等；同时指定后续工作的相关办理人。点击【提交】按钮将入库单交给归口管理员复审。

2、归口审核：以资产归口管理员的账号进入；点击【我的工作】--【待办】进入工作页面；点击相应任务后的【编辑】打开入库单；查看入库单信息，对所录资产信息审核，同时填写“归口审核意见”后保存；审核通过选择“同意”，点击【提交】后单据交给院系管理员打印单据；审核不通过选择“不同意”并填写意见，此入库单退回给发起人。

3、打印入库单：以院系管理员账号进入；点击【我的工作】--【待办】进入工作页面；点击相应任务后的【编辑】打开入库单；点击【打印】按钮，打印验收入库单，请保管人签字确认；然后填写“打印单据”意见。选择“已打印”后保存，单据提交给财务记账。

4、财务记账：以记账员账号进入；点击【我的工作】--【待办】进入工作页面；点击相应任务后的【编辑】打开入库单；查看验收入库单上资产信息，确认发票号所填信息正确，并填写“财务审核意见”。如果审核通过选择“同意”，同时填写记账凭证，资产入库完成。如果审核不通过选择“不同意”并填写意见，单据退回给资产归口管理员。

（四）土地、房屋入库

土地、房屋构筑物的新增，直接由学校归口管理员登记入库，财务记账。

其具体的操作流程及方法如下：

1、登记卡片：以归口管理员账号进入；点击【我的工作】--【待办】进入工作页面；点击【发起新流程】--【房屋土地入库】进入土地房屋及构筑物直接入库登记页面；首先选择“卡片类型”是土地还是房屋构筑物，系统打开相应的卡片；选择完资产归口并填写完卡片数据后，点击保存；若除基本属性外，还有图片、附件、附属文档等需说明，一并填写完后提交财务记账。

2、财务记账：以记账员账号进入；点击【我的工作】--【待办】进入工作页面；点击相应任务后的【编辑】打开卡片；查看卡片上的资产信息，填写“财务审核意见”。如果审核通过选择“同意”，同时填写记账凭证，土地、房屋登记完成。如果审核不通过选择“不同意”并填写意见，单据退回给资产归口管理员。

五、 资产使用

高校资产配置后，交由保管人正常使用流通。资产使用过程中，院系管理员、归口管理员可维护已录入有误的资产信息；拆分卡片；打印资产标签。保管人可登记资产维修信息，按年度登记仪器设备的绩效情况。

（一）卡片管理

根据财政部关于固定资产进行“一物一卡”的管理要求，系统中所有资产都自动生成相应卡片；因图书、家具两类资产实际数量较多，可以一张卡片包含多个数量。

卡片管理，可对资产卡片信息进行变更；数量不惟一的卡片进行拆分。

1、修改卡片

资产使用过程中，若发现录入的资产卡片信息有误，由院系管理员、归口管理员或学校系统管理员对管辖范围内的资产信息进行维护。

可修改的卡片信息有：资产分类、名称、型号、规格、增加方式等。以院系管理员、归口管理员或学校系统管理员的账号进入；点击【卡片管理】--【修改卡片】进入工作页面；先按查询条件找到需要修改的资产，点击“资产编号”可查看该卡片信息；点击【编辑】可对卡片属性为输入框的信息进行修改；操作完毕后保存。

通过【显示选项】功能，选择需要显示的资产信息和字段顺序；通过【排序选项】设置查询资产条目的排序顺序，可得到所需要的资产信息。查询结果可直接导出和在线打印。

特别说明：资产的购置日期、记账月份、累积折旧、净值登记后不能更改。资产的数量入库后不能修改，可通过购置、处置实现资产数量调整。资产的归口类别、保管人、使用部门发生变化，在资产变更中实现，不能直接修改。

2、拆分卡片

若需对资产数量不惟一的卡片进行拆分，由院系管理员、归口管理员或学校系统管理员完成，各人只能对管辖范围内的资产卡片进行拆分；点击【卡片管理】--【修改卡片】进入工作页面；先按查询条件找到需要修改的资产，点击“资产编号”可查看该卡片信息，点击卡片中的【拆分】按钮，根据系统提示选择拆分方式和输入拆出的数量，（可手动调整拆出的卡片数量和金额）；资产卡片拆分成功，提示拆分出卡片的资产编号。

（二）打印标签

资产正常流通前，由院系管理员或归口管理员先打印资产标签，并贴至实物上，便于日后定期的资产盘点。只能打印管辖范围内的资产标签。点击【卡片管理】--【打印标签】进入工作页面；先按查询条件找到需要打印标签的资产，点击【打印标签】按钮，系统提示打印数量，用户选择“打印方式”，点击【生成】按钮，系统给出打印预览，可直接打印资产标签。

查询需打印的资产时，系统只显示数量为1的资产卡片；若资产卡片中的数量不惟一，打印标签前需先进行卡片拆分。粘贴标签时，系统提供核对单，可在线打印或导出保存。

（三）维修管理

资产使用过程中若发生维修，由保管人按卡片进行维修记录登记。点击【维修管理】--【维修登记】进入工作页面；手工输入维修资产的资产编号，系统自动列出该资产的信息，管理人员只需填写维修信息内容，包括维修日期、维修单位、维修原因、维修费用等；填写完成后保存。

只有卡片数量为一的资产才能进行维修登记；如家具等卡片中资产数量不惟一，先进行卡片拆分，再进行维修登记。

（四）绩效管理

为加强对大型精密贵重仪器设备的管理，促进大型仪器设备开放共享，保管人要在系统中按年度登记仪器设备的绩效情况。点击【绩效管理】--【管理绩效】进入工作页面；选择“年度”，点击【新增】按钮，在弹出的新窗口中输入资产编号及相应的绩效情况，包括使用机时、测样数、培训人员数、教学实验项目等。点击【保存】按钮，该仪器设备的绩效登记成功。点击【保存并新增】按钮，保存的同时继续下一仪器的绩效登记。

六、 资产变更

若资产发生调拨、原值变动、调剂等，在资产变更中实现调整。

（一）资产调拨

对在本部门中使用效益不高或闲置的资产，可在校内进行资产调拨，调给其他需要的部门或归口使用。资产调拨一般由院系管理员发起。资产调拨分为四种情况：院系内部调拨、院系间调拨、归口间调拨、归口和院系同时变化。

院系内部调拨：新保管人或新使用部门仍属于本院系，院系管理员登记完调拨单后提交生效。点击【我的工作】--【待办】进入工作页面；点击【发起新流程】--【资产调拨】进入资产调拨单登记页面。填写资产调拨的相关内容，在【明细】页面中输入调拨的资产编号后，到【主单】中指定新的保管人或使用部门，完成后点击【提交】按钮确认，资产调拨成功。

院系间调拨：资产所在的院系、保管人都发生变化。由原院系管理员发起调拨后，由接收资产的院系管理员接收资产并指定新的保管人。接收资产的院系管理员进入系统；点击【我的工作】--【待办】进入工作页面；点击相应任务后的【编辑】进入查看资产调拨单页面。指定新的保管人，填写“调入院系”意见，并提交确认已接收调拨单上的资产。

归口间调拨：仅资产的归口发生变化。由原院系管理员发起调拨，先提交原归口管理员审核调出，然后再转交新归口管理员确认调入。原归口管理员审核确认调出资产；点击【我的工作】--【待办】进入工作页面；点击相应任务后的【编辑】进入查看资产调拨单页面；填写“调出归口”意见，选择“同意”后提交。新归口管理员确认资产调入，填写“调入归口”意见，选择“同意”后提交。

归口、院系同时变动：资产的归口、使用部门所在的院系同时发生变化。由原院系管理员发起调拨，提交原归口管理员审核调出，然后转交新归口管理员审核调入，最后再由接收资产的院系管理员确认资产已接收，同时指定新的保管人。

（二）原值变动

资产由于添置、更新组件、录入错误等原因，需要进行价值变更的，由院系管理员在系统中登记原值变动单并将单据打印后，交由归口管理员审批确认，同意后交由财务部门进行财务的增减调账。

1、发起原值变动：以院系管理员账号进入；点击【我的工作】--【待办】进入工作页面；点击【发起新流程】--【原值变动】按钮进入原值变动单登记页面，在【表单】页面中输入价值发生变化的资产编号，系统自动列出相应的资产信息；填写变动后价值，并指明申请部门、变动方式、变动日期和原因。提交后单据给归口管理员审批。

2、归口审批：以归口管理员账号进入；点击【我的工作】--【待办】进入工作页面；点击相应任务后的【编辑】按钮查看原值变动单内容，并填写归口审核意见；审核通过选择“同意”，单据转交给财务记账；审核不通过选择“不同意”并填写意见，此原值变动单退回给发起人。

3、财务记账：以记账员账号进入；点击【我的工作】--【待办】进入工作页面；点击相应任务后的【编辑】按钮查看原值变动单内容，并填写“财务审核意见”；审核通过选择“同意”并填写相应记账凭证号，价值变动生效；审核不通过选择“不同意”并填写意见，此原值变动单退回给归口管理员。

七、 资产处置

高校资产处置由院系管理员提出申请，经院系领导审批同意后，请归口管理员会同相关技术部门鉴定后，提出处置意见，经学校领导审批同意后，资产管理职能部门确认回收资产。

学校同意处置申请后，由处置管理员录入处置单，请归口审批同意后交校领导审批。同意后将校处置意见报省教育厅主管部门。上级主管部门审批后，单位根据上级主管部门批复处置资产。若批量处置资产总额大于30万，省教育厅审批后，需上报财政厅审批，同意后单位才能进行资产处置。

（一）处置申请

高校资产在进行处置前，先由院系管理员提出申请，经院系领导审批同意后，请归口管理员会同相关技术部门鉴定后，提出处置意见，最后交由学校领导审批，确认同意处置申请后才能办理正式的处置手续。

处置申请的流程及操作如下：

1、发起处置申请：以院系管理员账号进入；点击【我的工作】--【待办】进入工作页面。点击【发起新流程】--【处置申请】进入资产处置申请单页面。填写申请单上相关信息，包括申请部门、处置日期、资产明细、处置原因等；确认处置资产的合计数量和金额正确后保存。提交后单据自动交给院系领导审批。

2、院系审批：以院系领导账号进入；点击【我的工作】--【待办】进入工作页面。点击相应任务后的【编辑】，查看资产处置申请单内容。填写 “院系审批意见”；审批通过选择“同意”，单据自动提交给归口管理员审批；审批不通过，选择“不同意”并填写意见，单据退回给发起人。

3、归口审批：以归口管理员账号进入；点击【我的工作】--【待办】进入工作页面。点击相应任务后的【编辑】，查看资产处置申请单内容，填写“技术鉴定意见”。审批通过选择“同意”，同时根据资产金额决定是否需学校领导审批。审批不通过，选择“不同意”并填写意见，不同意单据退回给归口管理员。

4、校领导审批：以学校领导账号进入；点击【我的工作】--【待办】进入工作页面。点击相应任务后的【编辑】打开查看资产处置申请单内容。填写“校领导审批意见”。审批通过选择“同意”，单据提交给归口管理员进行资产回收确认。审批不通过，选择“不同意”并填写意见，单据退回给归口管理员。

5、资产回收确认：以归口管理员账号进入；点击【我的工作】--【待办】进入工作页面。点击【编辑】打开处置申请单，查看资产处置申请单中的申请明细。在“回收资产”前的复选框中打“勾”，确认该批资产已回收，同时指定回收资产的“存放地”；提交后该批资产为“待处置”状态。

（二）处置审批

学校领导同意资产处置申请后，处置管理进行处置单登记并办理相关的处置手续，将处置意见上报省教育厅主管部门，请上级主管部门审批，同意后财务才能进行财务的减少调账。因分基层单位和上级主管部门两部分，各级的工作流程及操作如下：

u 基层单位

1、录入处置单：以处置管理员的账号进入；点击【我的工作】--【待办】进入工作页面；点击【发起新流程】--【处置】进入资产处置单页面，在【明细】页面中选择待处置资产，并在【主单】页面中选择处置方式和处置日期；填写完处置原因后提交给资产归口负责人审批。

2、职能部门审批：以资产归口负责人账号进入；点击【我的工作】--【待办】进入工作页面；点击相应任务后的【编辑】进入资产处置单页面，填写“资产管理部门审批意见”；审批通过选择“同意”；单据提交给学校领导审批。审批不通过选择“不同意”并填写意见，处置流程结束。

3、校领导审批：以学校领导的账号进入；点击【我的工作】--【待办】进入工作页面；点击相应任务后的【编辑】进入资产处置单页面，填写“校领导审批意见”；审核通过选择“同意”，单据提交上级主管部门审批；审核不通过选择“不同意”并填写意见，此处置流程结束。

4、财务记账：以记账员的账号进入；点击【我的工作】--【待办】进入工作页面；点击相应任务后的【编辑】进入资产处置单页面，填写记账凭证号后提交，处置流程完成。

u 上级主管部门

1、审批处置单：以教育厅领导的账号进入；点击【我的工作】--【待办】进入工作页面；点击相应任务后的【编辑】进入资产处置单页面，填写“教育厅审批意见”；审核通过选择“同意”，单据送给学校财务记账；审核不通过选择“不同意”并填写意见，此处置单结束。若处置资产的总额大于30万，系统将自动再提交财政厅领导审批。

八、 资产账务

根据资产管理与财务管理相结合的原则，学校在做好资产实物管理的同时，还要让财务积极参与，及时对账。

（一）自动记账

在资产配置、变动或处置过程中，学校的财务都要参与做账，填写记账凭证号。了解到大多数高校财务都用“天翼”财务管理软件，为简化财务的工作量，系统提供单据自动记账功能。

以记账员的账号进入；点击【资产账务】--【自动记账】进入工作页面；点击【添加文件】按钮，选择天翼系统导出的Excel凭证文件，点击【确定】按钮，系统自动上传凭证文件，并将对应的待记账的单据进行记账。

（二）月结账

为促使资产管理进入日常化，财务每月要核对资产账是否与财务账一致。若不一致，财务要及时与各资产管理部门核对，确保固定资产正确。正确无误后，财务对当月资产进行“月结账”操作，系统自动进入下一财务月份的管理。

月结账后，当月账目封存，任何人员都不能再添加或更改本月账目。以记账员账号进入；点击【资产账务】--【月结账】进入工作页面；核对资产的增减统计，确认无误后点击【结束当前账期】按钮。

（三）账册

资产账册是资产管理中的账务部分，规范的账册有利于资产保值保全。

系统自动汇总资产数据，生成符合现行财务制度的国家教育部十六大类固定资产总账、明细账、分类账、分户账；并能自动生成相应的国家财政部十大类、六大类的账册，保证会计数据与资产信息的协调一致。

账册查询时，点击【资产账务】，选择所需查询的账册后进入工作页面；设置统计条件显示方式、统计范围、时间段、单价范围等后点击【查询】按钮，系统自动根据用户的管辖范围，按所设置的条件统计出账册结果。所有账册信息都提供固定格式的打印及数据导出功能。打印前可以设置表格正标题、左标题、右标题、字体、字体大小等信息。

九、 资产查询与统计分析

（一）资产查询

系统提供多种方式的数据查询功能，包括普通查询、高级查询、机动车、土地、房屋及构筑物、待处置资产、已处置资产；其中普通查询、高级查询可对学校所有的资产分类进行查询；其余五项对各指定条件的资产进行查询。用户可根据需要选择相应的查询功能，需设置特定查询模板时，可通过高级查询实现。

（二）资产统计

系统提供按分类、按部门、按归口3种方式进行资产统计，用户可根据需要选择统计方式了解本单位的资产结存情况；如进行分类统计时，点击【资产统计】--【按分类进行统计】进入界面，选择所需统计的分类范围，默认为全部，点击【统计】按钮获得所需统计报表。

十、 数据上报

按照教育部高等教育司《关于报送高校实验室和仪器设备统计数据盘及报表的通知》规定，各单位每年都需上报一次报表。系统根据上报报表的数据结构和文件格式，自动生成需要上报的有关仪器设备报表的TXT文件供学校上报。报表一套三张，分别为教学科研仪器设备表（SJ1）、教学科研仪器设备增减变动情况表（SJ2）、贵重仪器设备表（SJ3）。

填报报表时，以学校系统管理员账号进入；点击【报表】--【填报】，选择上报的学年；点击【新建】按钮，系统自动新建一套新报表；点击【统计】，系统自动根据现有资产情况自动生成三张报表的数据；学校系统管理员核对报表信息，同时可对有疑义的SJ2或SJ3表进行编辑修改；SJ1数据不能直接编辑，若有误在资产配置或处置中调整。

报表填写完毕后，可通过【浏览】查看报表；确认无误后点击【生成上报文件】，系统自动生成可直接上报的三个TXT文件，用户直接上报教育部即可。

附录一：数据转换工作流程

一、统计核对现有数据

学校按照账账相符、账实相符的原则，对学校现有的固定资产账认真整理并与实际固定资产实物、卡片等核实。

核实完成后，要求学校按照附录二《数据转换确认统计表》的格式，如实填写数据统计表，填写完成后，由学校盖章确认。

二、数据标准化

学校将现有数据按照附录三《数据整理要求》进行标准化。

三、提供导入数据

学校将整理好的数据文件及学校盖章确认后的《数据转换确认统计表》提供给共创公司，由公司专业技术人员进行导入。

四、导入后的核对

共创公司根据学校提供的数据和数据转换确认统计表将数据导入系统无误后，由学校系统管理员通过“历史数据核对”功能,协同财务、归口、院系进行核对、确认等工作。

附录二：数据转换确认统计表

一、归口结存统计表

编码	归口类别名称	数量	金额（元）
01	仪器设备
02	后勤
	……
	合计

二、院系结存统计表

编码	院系	数量	金额（元）
001	校直属部门单位
002	文学院
003	信息学院
	……
	合计

三、全校资产结存统计表

编码	类别	数量	金额（元）
01	房屋及构筑物
02	土地及植物
03	仪器仪表
04	机电设备
05	电子设备
06	印刷机械
07	卫生医疗器械
08	文体设备
09	标本模型
10	文物及陈列品
11	图书
12	工具、量具和器皿
13	家具
14	行政办公设备
15	被服装具
16	牲畜
	合计

注：数据转换确认表学校盖章确认后，连同原始数据一并交予共创，作为数据转换核对依据。

附录三：数据整理要求

一、部门信息标准化

按学校组织行政机构的实际情况分层建设。最多5级，编码3位一级，名称最多25位，并确定部门的性质（01教学单位，02科研单位 03教学及科研单位，04其他,默认03）。

院系（学校的一级部门）：所谓院系是学校的一级院系部门的简称，有单独的资产账，有一个或多个专职或兼职的院系资产管理员主要负责本院系资产的管理，有一个或多个负责院系资产的院系领导。建议行政设置到处级或多个行政机构合并为一个院系进行管理，教学方向可以设到院系或研究中心。

部门（院系的子部门）：学校院系下的各个子部门，可分层设置，最多4级。

院系部门示例，如下表：

编号	部门名称	性质 (01 教学，02 科研，03 教学及科研，04 其他)
001	中文系	01
001001	中文系教研室	01
……	……

注意：1、部门所有信息必填

2、编码3位一级，空缺补0，最多5级，即最多15位。

3、部门开头3位编码为所属院系编码。

4、不允许出现院系及其子部门的编码跳级情况：如001 中文系，001001001中文教研室，必须存在001001的部门，001001001才可存在。

5、性质必填，只能为01~04编码。

二、人员信息标准化

必须在学校单位库健全的基础上建设。把学校的在职教职工按其所在部门逐一设置。人员编号不能重复。

人员示例，如下表：

编号	姓名	性别 (1 男、0 女)	所在部门	联系电话
0000001	张三	1（男）	001001	13999999999
0000002	李四	0（女）	001002	15888888888
……	……	……	……	……

注意：1、人员编号、姓名、所在部门必填。

2、人员编号最多20位，全校不重复。

3、性别可填写“0、1”编码，也可填写“男、女”字符，最好为编码，默认为0（女）。

4、所在部门的编码必须在院系或部门的编码中存在。

三、归口信息标准化

资产归口：按实际情况设置相应的资产归口管理部门，对固定资产实行归口管理，各归口之间要分工明确。

资产归口示例，如下表：

编码	资产归口类别
01	仪器设备
02	后勤
……	……

注意：1、归口信息全部必填。

2、归口的编码只能为2位，空缺补零。

四、资产信息标准化

学校按照账账相符、账实相符的原则，对学校现有的固定资产账认真整理并与实际固定资产实物、卡片等核实。不管学校以前采用哪种资产管理系统、单个或多个资产管理系统，在此需对资产所属归口、部门、保管人等信息进行明确、规范化整理。（资产属性字段及相关说明如下：）

资产属性字段	是否必填	对应字段说明	备注
自编号			学校原资产编号。全校不重复，可以为空。
资产分类编码	必填		定义资产类别代码，资产类别代码必须是符合国家类别标准（高校为十六大类、机关为六大类）
资产名称	必填		资产的名称
规格	必填	土地、房屋、图书无此字段
型号	必填	土地、房屋、图书无此字段
资产归口编码	必填		与归口信息一致
数量	必填	图书、家具不为1	除图书和家具其它均为1，自然数
原值	必填		不小于零
存放地点
使用部门编码	必填		与部门信息一致
保管人编码	必填		与人员信息一致
增加方式编码	必填		从中选择编码： 01政府采购、02直接购入、03投资者投资、04捐赠、05在建工程转入、06融资租入、07盘盈、08其它。默认为01
经费来源编码	必填		从中选择编码： 01财政性资金、02非财政性资金、03自筹、04基建基金(发改委安排)，默认为01
购置时间	必填		Yyyy-mm-dd
启用年月	必填		Yyyy-mm-dd
使用方向编码	必填		从中选择编码：01教学、02科研、03行政、04生活与后勤、05生产、06技术开发、07社会服务、08其他。默认01。
使用状态编码	必填		从中选择编码：01自用， 02出租，03出借，04对外投资，05毁坏不能用， 06危房不能用，07大修理，08季节性停用，09经营性停用，10闲置， 11其中后勤使用，12丢失，13报废，14降档 15其他。默认01
厂家（建筑商）		房屋及建筑物、土地该字段为建筑商	厂家（建筑商）
出厂号
国别	必填		字符串，默认为中国
保修截止日期			Yyyy-mm-dd
出厂（竣工）日期			Yyyy-mm-dd
车辆产地		机动车
车辆分类用途编码	必填	机动车	从中选择编码：1领导用车，2公务用车，3专业用车，4生活用车，5接待用车，0其他用车。默认为1
品牌		机动车
排量		机动车
发动机号码	必填	机动车
牌照号	必填	机动车
车架号码		机动车
报废里程（万公里）		机动车
已行驶里程(公里)		机动车
建筑结构编码	必填	房屋	从中选择编码：01框架，02砖混，03砖木，04土木，0其他。默认01
层数		房屋
产权形式	必填	房屋、土地	从中选择：有、无。默认有
所有权人	如果产权为有则必填	房屋、土地	如果产权为有则必填
权属证书编号		房屋、土地
权属证书发证时间		房屋、土地
文物等级编码	必填	文物	从中选择编码：01国家级，02省市级，03其他。默认为01
丘（地）号	必填	土地、房屋
土地证载明面积 (平方米)	必填	土地	>=0，默认为0
地下面积(平方米)	必填	房屋
食堂面积(平方米)	必填	房屋
会议室面积(平方米)	必填	房屋
车库面积(平方米)	必填	房屋
配电面积(平方米)	必填	房屋
机房面积(平方米)	必填	房屋
其他使用面积 (平方米)	必填	房屋	>=0，默认为0
出租面积(平方米)	必填	房屋
出借面积(平方米)	必填	房屋
自用面积(平方米)	必填	房屋
自用：后勤面积 (平方米)	必填	房屋	取值在零到自用面积之间
闲置面积 (平方米)	必填	土地、房屋	>=0，默认为0
单位负担费用面积 (平方米)	必填	土地、房屋
地下使用面积 (平方米)	必填	土地、房屋
总建筑面积(平方米)	必填	房屋
占地面积(平方米)	必填	房屋
权属性质编码	必填	土地	从中选择编码：01国有、02集体。默认01
土地来源编码	必填	土地	从中选择编码：01划拨、02转让、03其他。默认01
备注

注：1、资产的资产归口编码、使用部门编码、保管人编码，必须与资产归口信息、使用部门信息和人员信息中的登记的编码一致。

2、所有需要填写编码的字段，只能填写所列范围的编码，如增加方式是政府采购的，直接填写编码“01”。

3、对于土地、房屋的面识，本系统存在以下计算公式：

使用面积（平方米）=自用+出租+出借+闲置+其它，故使用面积由系统自动计算得出，不需手工填写。

4、所有必填的字段，在提供的数据中必须存在该字段。

5、所有必填的字段，在提供的资产记录中必须有所体现，如：若型号、规格为空，则填写“无”。

6、所有编码，可参照《附录四：编码参照表》。

附录四：编码参照表

1 增加方式代码

代码编号	代码名称
01	政府采购
02	直接购入
03	投资者投资
04	捐赠
05	在建工程转入
06	融资租入
07	盘盈
08	其他

2 经费来源代码

代码编号	代码名称
01	财政性资金
02	非财政性资金
03	自筹
04	基建基金(发改委安排)

3 资产分类

代码编号	代码名称
01	房屋及构筑物
02	土地及植物
03	仪器仪表
04	机电设备
05	电子设备
06	印刷机械
07	卫生医疗器械
08	文体设备
09	标本模型
10	文物及陈列品
11	图书
12	工具、量具和器皿
13	家具
14	行政办公设备
15	被服装具
16	牲畜

4 使用方向

代码编号	代码名称
01	教学
02	科研
03	行政
04	生活与后勤
05	生产
06	技术开发
07	社会服务
08	其他

5 使用状态代码

代码编号	代码名称
01	自用
02	出租
03	出借
04	对外投资
05	毁坏不能用
06	危房不能用
07	大修理
08	季节性停用
09	经营性停用
10	闲置
11	其中后勤使用
12	丢失
13	报废
14	降档
15	其它

6 车辆分类用途代码

代码编号	代码名称
1	领导用车
2	公务用车
3	专业用车
4	生活用车
5	接待用车
0	其他用车

7 建筑结构代码

代码编号	代码名称
01	框架
02	砖混
03	砖木
04	土木
0	其他

8 权属性质代码

代码编号	代码名称
01	国有
02	集体

9 土地来源代码

代码编号	代码名称
01	划拨
02	转让
03	其他

10 文物等级

代码编号	名称
01	表示国家级（为默认值）
02	表示省市级
03	表示其他