物资设备采购流程介绍
发布时间: 2015-03-04 浏览次数: 1279

 

 

物资设备采购流程介绍

 

按院文件规定和采购工作要求,我院物资采购流程由编制年度物资采购计划(预算)、申报月度采购计划、实施采购、验收付款等环节组成。

一、申报物资采购年度预算流程

1.申报预算:

按院相关规定,各单位在每年规定时间内根据本部门实际,制定下一年度物资采购计划(预算),经相关经费管理部门审批后,报资产与设备管理处。资产处对各单位上报的年度采购计划进行初审、汇总后,上报院物资采购小组审查,并报院长办公会审定。(详见苏教院【201129号文《江苏教育学院物资采购管理暂行办法》)。

2.经费管理:

使用教学经费由教务处审批;使用行政办公经费由院长办公室审批;使用科研经费由科研处审批;使用师资经费由人事处审批;使用代办经费或代管经费由其职能部门或主管部门审批;使用部门经费或发展基金由部门负责人审批;使用其他经费由相关部门审批(详见苏教院【201129号文)。

3.申报时间:

每年5-6月完成本部门年度物资采购计划(预算)的编制和申报,于6月底前报送资产与设备管理处综合管理科。

4.填报要求:

1)根据院节约办学要求,务请各单位详细填写需购物资的原有数量(详见《物资采购计划预算表》)。

2)《物资采购计划预算表》中采购时间一栏务请填预期采购时间,以便采购部门根据时间节点统筹安排全院全年采购计划。

3)《物资采购计划预算表》中规格型号一栏,电脑、笔记本、打印机(一体机)为省集中采购,具体配置型号详见《关于2013年度部分办公设备实行集中采购的通知》(苏教院【201233号文),型号只需填写ABCD和金额即可。其余设备型号按需填写。

4)请按规定提交纸质和电子版《物资采购计划预算表》,纸质表须盖部门公章

5.严格执行按预算采购:

所有物资设备采购均严格实行计划管理,必须先申报后实施;未申报列入年度预算的(含教师个人科研经费),原则上不予采购如无计划采购,申请单位需报请分管院领导和主管财务院领导批准后方可执行

二、物资采购月计划申报流程

1.根据审批后的院全年物资采购计划(预算),本月有采购需求的单位于当月10日前申报本月采购计划,填写《物资采购执行计划申请审批表》,并办理完相关审批手续后报资产管理处。月采购计划由资产管理处审核、统一汇总后,向相关部门报出并组织采购。

 2.大型项目或贵重仪器采购需由设备使用部门或主管部门组织相关学科专家进行设备购置前的可行性论证,并出具论证报告(详见《江苏教育学院固定资产管理暂行办法》苏教院【201130号文)。

3.请详细填写《物资采购执行计划申请审批表》相关栏目(联系人和联系电话务、经费来源等项必填全),并盖部门公章。如无本月的月度采购计划表,采购部门视为无采购需求,不安排采购。

三、实施采购

1.集中采购:根据上级文件和我院《关于2013年度部分办公设备实行集中采购的通知》(苏教院【201233号文)要求,台式电脑、笔记本电脑和打印机(一体机)实行委托江苏省政府采购中心集中采购。台式电脑、笔记本电脑为两个月一采,打印机(一体机)为一个季度一采

2.其他物资采购:根据各单位月度采购计划表,我科汇总上报后进行统筹安排、实施采购。

1)招标项目:招标采购项目还需用户单位提供详细的技术参数和功能要求等材料,在标书发布前详细审核招标文件,采购开标时需用户安排相关人员参加开标。

2)现场采购:无法用合同采购的设备(如家电、保密设备等特殊设备),需由采购部门会同院纪监审和用户共同完成现场采购。

四、验收付款

1.验收:

1)办公设备、家具及一般设备由各部门根据合同进行验收。

2)招标采购项目先由使用单位初验,初验合格(检查设备无误、安装调试正常、产品合格证及使用说明等材料齐全)后通知资产与设备管理处,再由资产处相关部门会同纪监审办公室组织有关人员进行正式验收。

3)验收要求:验收人员在验收时要严格把关,对照采购文件,对所购物资一一核对、检查、测试。

4)验收无误请使用部门详细填写《物资采购验收单》。

2.付款:

1)集中采购付款:按《关于2013年度部分办公设备实行集中采购的通知》(苏教院【201233号文)要求,台机电脑、笔记本电脑和打印机(一体机),各单位务请于3个工作日内完成资产入库手续,并及时通知资产处,以便在规定时间内完成向省财政厅申报付款工作。如因部门工作延误导致我院集中采购受影响,将暂缓下一期该部门的集中采购项目

2)其他项目付款:在合同约定时间内验收无误后由使用单位的资产管理员及时办理资产入账,到资产处设备科办理入库后到资产处综合科进行合同付款登记,凭合同和相关领导签字审批后的发票到院财务办理支付货款手续。

 

 

招标采购流程介绍

 

一、立项

1.申报计划:每月10日前提交本月《物资采购执行计划申请审批表》至资产处综合

科(招标办)。

2.招标采购所需材料:《大型项目、仪器设备采购论证报告》、《单一来源采购申请》(如

需指定品牌型号)。

3.采购立项,安排实施。

二、起草招标文件、投标报名

1.参数准备:使用单位提供详细的设备清单、技术参数及功能要求和招标要求给我处

综合科(招标办)。

2.起草标书:

综合科(招标办)根据使用单位提交的技术参数及功能要求起草招标文件,招标文件

经使用单位修改、签字确认后经资产处领导审核、定稿。

3.采购公示:采购招标文件网上公示,公示时间为7-10天。

4.投标报名:投标单位到综合科(招标办)报名,进行资格预审。

5.缴纳费用:预审通过,到我院财务部门办理交费手续。

三、开标评标

1.采购开标:开标由资产处综合科(招标办)组织,院纪监审全程监督,评标专家进

行评标、定标。

2.结果公示:公示时间3天。

3.中标手续:评标结果公示后如投标单位无异议,中标单位在公示结束后到综合科(招

标办)领取中标通知书、提交投标文件电子文档。

4.争议处理:评标结果公示后如投标单位有异议,需请该项目评标专家组组长根据评

标实际予以回复,回复函须由院纪监审、资产处共同审签后交资产处发出。

四、合同签订

综合科(招标办)、中标单位根据招投标文件、中标单位书面承诺拟定采购招标合同

20万元以上项目需经院法律顾问审核、把关),审核无误后共同签订本项目合同。

五、项目实施及验收付款

1.项目实施:中标单位收到中标通知书后即可联系使用单位、进场实施。

2.项目验收:项目实施完毕,试运行无异常,由使用单位进行初验。初验合格,提交

初验报告至资产处,由资产处会同纪监审、使用单位、中标单位进行正式验收,并当面填写验收报告。

3.审计付款:验收合格,并按规定交院纪监审审计无误后,使用单位进行资产入库、

支付合同款。

4.整改措施:验收不合格,须在规定时间内按要求进行整改,整改合格后再安排正式

验收,整改时间不低于1个月。

六、说明:招标采购从立项到合同签订至少需30天。

 

 

集中批量物资设备与委托采购流程介绍

一、实施采购

1.批量集中采购:根据上级文件和我院《物资采购管理办法》(苏师院【20147号文)要求,台式电脑、笔记本电脑和打印机(一体机)、空调实行委托江苏省政府采购中心或省级机关政府采购中心集中采购。台式电脑、笔记本电脑为两个月一采,打印机(一体机)为一个季度一采,空调为四、九月份采购

2.委托采购:伍拾万元以上(含)的项目,根据各单位采购计划表和《大型项目、仪器设备采购论证报告》,资产与设备管理处(以下简称资产处)汇总上报后委托江苏省政府采购中心或省级机关政府采购中心进行统筹安排、实施采购。

委托采购项目还需使用单位提供详细的技术参数和功能要求等材料,在标书发布前详细审核招标文件。按省采规定,委托采购需公示采购需求,委托采购需求的公示天数根据情况而定,确定后的招标文件公示7个工作日,项目开标时项目使用单位、资产处、纪监审等相关单位代表参加开标。

二、验收付款

1.验收:

1)办公设备一般由各使用单位根据合同进行验收。

2)委托采购项目先由使用单位初验,初验合格(检查设备无误、安装调试正常、产品合格证及使用说明等材料齐全)提交初验报告至资产处,由资产处会同纪监审办公室、使用单位、中标单位进行正式验收。

3)验收要求:验收人员在验收时要严格把关,对照采购文件,对所购物资一一核对、检查、测试。

4)验收无误后请使用单位详细填写《物资采购验收单》(详见附件三)。委托采购项目验收不合格,必须在规定时间内按要求进行整改,整改合格1个月后再安排正式验收。

2.审计付款:

1)集中采购付款:台机电脑、笔记本电脑和打印机(一体机)、空调,各单位务请于收到设备3个工作日内完成资产入库手续,并及时通知资产处,以便在规定时间内完成向省财政厅申报付款工作。如使用单位工作延误给我院集中采购带来不良影响,资产处将暂缓该部门的采购项目

2)其他项目付款:在合同约定时间内验收合格、并按规定交院纪监审审计无误后由使用单位的资产管理员在资产管理信息系统及时办理资产登记,在资产处设备科办理入库后到资产处综合科进行合同付款登记,凭合同和相关领导签字审批后的发票到院财务办理支付货款手续。

 

 

 

 

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